Цель проекта
Повышение эффективности управления рабочим временем и обеспечение контроля за посещаемостью сотрудников предприятия
Задачи проекта
– Анализ текущей системы учёта рабочего времени– Разработка технического задания– Выбор оборудования и ПО– Установка и настройка системы– Обучение персонала– Интеграция с существующей информационной системой– Мониторинг и анализ результатов
Ожидаемые результаты
– Повышение эффективности использования рабочего времени
– Уменьшение количества опозданий и пропусков
– Улучшение трудовой дисциплины
– Оптимизация использования ресурсов и времени
Этапы
- Сбор информации и анализ текущей системы учета рабочего времени
- Разработка требований к новой системе
- Выбор и приобретение необходимого оборудования
- Установка системы и настройка оборудования
- Обучение сотрудников работе с системой
- Выпуск пропусков для всего персонала
- Мониторинг и анализ данных системы
- Подведение итогов проекта и представление результатов руководству
- Оценка эффективности внедрения системы
Ситуация до внедрения
При обследовании специалистами ООО “ЭТМ” было выявлено, что в 2015 году заказчик самостоятельно закупил и смонтировал стойку турникета PERCo-T-5 с блоком управления. Однако данный турникет не был до конца настроен и запущен в работу — данную проблему требовалось решить специалистам ООО “ЭТМ”.
Ситуация до внедрения
При обследовании специалистами ООО “ЭТМ” было выявлено, что в 2015 году заказчик самостоятельно закупил и смонтировал стойку турникета PERCo-T-5 с блоком управления. Однако данный турникет не был до конца настроен и запущен в работу — данную проблему требовалось решить специалистам ООО “ЭТМ”.
Ситуация до внедрения
При обследовании специалистами ООО “ЭТМ” было выявлено, что в 2015 году заказчик самостоятельно закупил и смонтировал стойку турникета PERCo-T-5 с блоком управления. Однако данный турникет не был до конца настроен и запущен в работу — данную проблему требовалось решить специалистам ООО “ЭТМ”.
Детальное изучение ситуации показало, что смонтированная система обладала следующими недостатками, из-за которых полноценный учёт не был запущен:
- Идентификация через биометрический считыватель только по отпечатку пальца — в связи эпидемией COVID-19, от данного способа предприятию пришлось отказаться;
- Биометрические считыватели были подобраны без учёта совместимости с PERCo-T-5, что повлекло за собой доработку системы с потерей гарантии производителя;
- Самостоятельный монтаж биометрических считывателей привёл к невозможности их замены на считыватели другого типа без замены стойки;
- База данных хранилась в формате MS ACCESS и располагалась на ноутбуке, находящемся в комнате охраны; сетевой доступ к базе данных был невозможен, резервное копирование не настроено;
- Для учёта рабочего времени использовалось морально устаревшее ПО AIM CrossChex, которое не позволяло работать с системой нескольким пользователям одновременно, не имело управленческой отчётности, а также индикации прохода посетителя с фотографией на отдельном мониторе;
Выводы после обследования:
- Дальнейшая работа над усовершенствованием существующей стойки PERCo-T-5 признана нецелесообразной;
- Решено подбирать и монтировать новую систему — электронную проходную с необходимыми датчиками и сервером для хранения данных; с возможностью дальнейшего расширения и замены считывателей при необходимости
Требования к новой системе со стороны заказчика
Для запуска и внедрения системы учёта и контроля рабочего времени были определены следующие требования для успешной реализации проекта:
- Основной способ идентификации: по пропуску формата Mifare;
- Альтернативные способы идентификации: NFC на телефонах с установленным ПО; уникальный штрих-код сотрудника в электронном или распечатанном виде;
- Считыватели должны быть полностью совместимы с турникетом и устанавливаться без дополнительных доработок;
- Для учёта рабочего времени должно быть использовано современное ПО на базе веб-сервера с доступом по локальной сети, а также с хранением данных в современной сетевой базе данных;
- Организация резервного копирования базы данных по расписанию штатным функционалом ПО;
- Отображение фотографии сотрудника и ФИО при проходе через турникет на отдельном экране;
- Возможность дальнейшего расширения дополнительными электронными замками и считывателями для других точек доступа внутри предприятия;
- Формирование управленческой отчётности по учёту рабочего времени с возможностью автоматической рассылки на электронную почту;
Выбор системы
С учётом требований заказчика, была выбрана современная система контроля доступа PERCo в следующей комплектации:
1. Электронная проходная KT02.9Q с планками АА-01 (анти-паника) с возможностью считывания Mifare-карт, штрих-кодов и NFC
2. ПО Система контроля доступа PERCo-Web — на базе веб-сервера, с доступом по локальной сети через браузер, хранящая данные в сетевой БД PostgreSQL и возможностью расширения дополнительными модулями:
3. PERCo-WM01 Модуль «Учет рабочего времени» — для формирования управленческой отчётности по учёту рабочего времени, а также переработкам, опозданиям и отсутствиям, с возможностью рассылки на электронную почту
4. PERCo-WM02 Модуль «Верификация» — для отображения фотография входящих и выходящих посетителей на отдельном экране монитора, и фиксации момента входа и выхода для дальнейшего анализа соответствия личности с данными в базе;
Обучение и ввод данных
Специалистами ООО “ЭТМ” были составлены инструкции по добавлению и удалению сотрудников, выпуску и замене карточек пропусков, а также хранение альтернативных штрих-кодов для начала и завершения сеанса сотрудника, если он забыл пропуск дома.
Проведено обучение ответственных сотрудников фирмы заказчика, а также организован ввод начальных данных и оказана помощь в подготовке дизайна и выпуску именных пропусков Mifare с фирменной символикой фирмы:
Выпуск пропусков для всего персонала
Для успешного запуска системы, специалисты ООО “ЭТМ” взяли под контроль первичный выпуск пропусков для персонала предприятия.
Совместно с ответственным представителем заказчика были организованы: заказ и приёмка чистых карт Mifare; фотографирование и обработка изображений всех сотрудников; размещение заказа на пропуска у подрядчика и приёмка готовых пропусков.
По итогам данного этапа, специалисты заказчика были обучены выполнять выпуск новых пропусков самостоятельно.
Мониторинг и анализ данных системы
Всему руководящему составу предприятия был настроен доступ к следующим управленческим отчётам:
- “Присутствующие на данный момент” — отображение всех сотрудников, находящихся на данный момент на предприятии;
- “Отсутствующие сегодня” — отображение сотрудников, которые отсутствуют на рабочем месте;
- “Опоздавшие сегодня” — перечень сотрудников, вошедших через проходную позже установленного времени;
- “Журнал времени” — статистика почасового учёта рабочего времени каждого сотрудника в выбранном диапазоне дат, для контроля и табелирования;
- Повышение уровня удовлетворенности сотрудников новым уровнем контроля и учета рабочего времени — больше не нужно ждать вахтёра для входа на предприятие и называть свою фамилию, вход и фиксация по пропуску при проходе через турникет осуществляется автоматически
Подведение итогов проекта
- Повышение эффективности учёта рабочего времени — вся информация начала собираться автоматически и отображаться в виде управленческих отчётов;
- Снижение количества опозданий и пропусков — благодаря ежедневному контролю по емэйл-отчёту на утренних планёрках, количество опозданий сократилось на 50%;
- Повышение безопасности на предприятии — теперь через проходную в автоматическом режиме могут попасть только сотрудники с пропуском; благодаря дополнительному экрану с индикацией было исключено применение чужих пропусков; посетители без пропуска допускаются на территорию только в сопровождении охраны;
- Оптимизация использования рабочего времени и ресурсов — до внедрения охраной вёлся бумажный журнал учёта вошедших и ушедших сотрудников; после внедрения проходной потребность в журнале отпала;
- Повышение уровня удовлетворенности сотрудников новым уровнем контроля и учета рабочего времени — больше не нужно ждать вахтёра для входа на предприятие и называть свою фамилию, вход и фиксация по пропуску при проходе через турникет осуществляется автоматически
Срок выполнения проекта: 2,5 месяца
